In onze vorige blogpost hebben wij (met een knipoog) verteld waarom je voor informatievoorziening altijd moet kiezen voor Excel. Heb je dat gedaan? Prima. Mocht je onverhoopt dat toch tegen problemen aanlopen, zoals onduidelijkheid over de juiste cijfers, geen centrale toegang tot rapportering, trage en foutgevoelige rapporten, hoe kan het dan anders? Laten we eerst eens kijken wat voor goede informatievoorziening nou echt een must is.
Centraal gegevensfundament
Een van de belangrijkste elementen voor goede informatievoorziening is een centraal gegevensfundament. Een plek waar alle belangrijke informatie bij elkaar wordt gebracht, de juiste berekeningen worden gemaakt, en de nodige transformaties worden toegepast zodat de data vanuit de hele organisatie perfect klaar staat rapportering, ook bekend als een ‘datawarehouse’.
Door de basis voor informatievoorziening op één centrale datawarehouse te regelen zorg je dat:
- Alle relevante berekeningen eenmaal op de juiste manier gebeuren (bijv. marge berekening, productiekosten of verzuimpercentage). In plaats van in meerdere Excel-bestanden met elke keer net een andere formule.
- Organisatiebreed gekeken kan worden naar je data. Door de data uit verschillende bronnen centraal te combineren kun je bredere perspectief bieden op de data. Bijvoorbeeld makkelijk de voorraad en verkoop van artikelen in een overzicht weergeven.
- Dagelijks de brondata voor alle rapporten vernieuwd wordt.
- Data netjes wordt voorbereid op een manier die geschikt is voor rapportering. Een goed gemodelleerd datawarehouse maakt het makkelijk goede rapporten te bouwen en voorkomt performance problemen!
Hoe doe je dat? Door bijvoorbeeld een datawarehouse te laten ontwikkelen op de Microsoft infrastructuur, op SQL Server voor On-Premises of Azure voor cloud omgevingen. Dat is iets waar wij goed in zijn. We passen daarbij de “Kimball-Methode” toe. Dat is de gouden standaard voor datawarehouses die gericht is op het ondersteunen van de informatiebehoeften vanuit de organisatie. en het allerliefst bouwen wij datawarehouse met DDM Studio, onze eigen ontwikkelde tool die de technische complexiteit met 90% verminderd.
Toegankelijke rapporteringstool
Het hebben van een centraal gegevensfundament is mooi, maar zonder toegang voor mensen binnen de organisatie levert dat nog niets op. Hiervoor is een goede rapporteringstool van kritiek belang. Voor de specifieke tool zijn er verschillende keuzes, maar allemaal bieden ze het volgende:
- Centraal platform waar alle rapportages bekeken kunnen worden.
- Geven snel de juiste resultaten op basis data uit het datawarehouse weer.
- Sterke optie voor visuele weergave van de data.
- Regelen welke gebruikers welke informatie wel of niet mogen zien.
In een goed ingerichte rapporteringstool zijn er rapporten beschikbaar voor gebruikers binnen de organisatie voor ondersteuning van alle dagelijkste taken. Daarnaast is er een mogelijkheid voor ‘power-users’ om zelf ad-hoc rapportages te maken op basis van de data uit het datawarehouse.
Door gebruik te maken van een rapporteringstool die aangesloten is op een centraal datawarehouse kijkt iedereen binnen de organisatie altijd naar dezelfde cijfers. Daardoor is er geen risico meer voor conflicterende cijfers of verschillende versies van de waarheid.
Wij zelf kiezen graag voor Power BI als rapporteringstool, deze tool van Microsoft sluit perfect aan bij de rest van de Microsoft infrastructuur en is momenteel de beste tool beschikbaar.
Hé, maar Excel dan?
Met een goed ingericht informatievoorzieningssysteem wordt de rol van Excel kleiner. Er is bijvoorbeeld geen noodzaak meer om lijstjes uit het ERP-systeem te trekken voor open orders, want deze zijn al in een standaard rapport beschikbaar. Ook de berekening voor het verzuim die elke maand handmatig gemaakt wordt is in een oogwenk beschikbaar in de rapportage.
Toch blijft er altijd een rol voor Excel, sommige zaken zijn gewoon het handigst in Excel te doen! Wil je bijvoorbeeld je verkoopcijfers optellen voor winkels in speelsteden van het EK op de dag dat er wedstrijd gespeeld werd? Dan kun je nog eenvoudig doen door de verkoopgegevens te importeren vanuit de rapporteringstool om vervolgens de juiste cellen in Excel bij elkaar op te tellen. Door vanuit de rapporteringstool data te synchroniseren naar Excel kan er flexibel gewerkt worden in Excel, maar wel op basis van een degelijk datafundament. Op die manier heb je het beste van twee werelden.
Conclusie en ondersteuning
Of je nou een startup met groeiambities, een scale-up of een grote organisatie bent, zorgen voor een goed gegevensfundament is essentieel om ervoor te zorgen dat je organisatie datagedreven kan werken. Investeren in een datawarehouse maakt het mogelijk om betere en snellere beslissingen te nemen, onderbouwd door de accurate en tijdige data.
Ontbreekt er bij jouw organisatie een goed gegevensfundament, of ervaar je problemen met de huidige rapportering? Neem contact op met ons voor advies of een Quick Scan.
